Отказное письмо — официальный ответ территориальных учреждений федерального агентства Росстандарта (Центры стандартизации, метрологии и сертификации), а также органов по сертификации на запрос о том, подлежит ли продукция обязательной сертификации или декларированию. Отказное письмо содержит ссылку на законодательство, и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция «не попадает в „Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации“». Отказное письмо выдаётся на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.
Отказные письма классифицируются на две категории:
- Для предоставления в органы таможенной службы РФ. При таможенном оформлении товара предъявляется отказное письмо, оформленное ВНИИС или КЦСМ, в котором содержится аргументированное разъяснение, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации, или указывается информация о необходимости обязательного подтверждения соответствия.
- Для проведения торговых операций. В отказном письме для торговли подтверждается, что ввозимый товар не входит в перечень продукции для обязательной сертификации, или указывается информация о необходимости обязательного подтверждения соответствия. Данный тип отказных писем уполномочены оформлять аккредитованные органы по сертификации продукции.
Срок действия отказного письма длится до внесения изменений в документы, устанавливающие необходимость проведения обязательного подтверждения соответствия продукции.